LA ORGANIZACION DE LA EMPRESA

Al finalizar el tema la organización los participantes serán capaz de describir los departamentos de la empresa. , Según las políticas de la organización.

Concepto de organización  

Las personas que integran una organización deben dividir las tareas para realizar las diferentes actividades en forma ordenada y eficiente.

La estructura de la organización es el agrupamiento de las distintas unidades en que se subdivide la organización. Para diseñarla se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• que todas las funciones se encuentren cubiertas para cumplir con los objetivos.

• que cada unidad esté en condiciones de cumplir con las funciones asignadas a ella.

• que la asignación de tareas a cada unidad y, dentro de ella, a cada persona busque la eficiencia

• que las tareas homogéneas sean asignadas a la misma unidad, a los efectos de obtener economías por especialización.

Por todo esto podemos decir que:

La estructura de la organización es el conjunto de las unidades en que se divide el trabajo, así como también las relaciones de jerarquía y subordinación entre sus integrantes, que se manifiestan en actividades de supervisión y control.

Recordando la definición de Organización como sistema social  podemos extraer como conclusión que:

• la organización es un sistema porque es un todo (sistema social) compuesto de partes (los individuos) con características propias que se interrelacionan para alcanzar un objetivo común.

• la organización como sistema es mayor que la simple sumatoria de los individuos que la componen. La cultura que comparten le da entidad propia y, a su vez, esa cultura define y sostiene los objetivos comunes que busca alcanzar.

Las organizaciones se estructuran sobre la base de dos divisiones del trabajo:

División horizontal: es la que se refiere a particional el trabajo en tareas, por ejemplo ventas, compras, finanzas, etc.

División vertical: es la que se refiere a la división del poder o de las tareas de decisión. Esta estructura se conoce como "pirámide organizacional" cuya representación gráfica es un triángulo dividido en tres. Este modelo es el más conocido por ser simple y de fácil visualización. Cada una de las partes de éste triángulo se denomina de la siguiente manera:

Nivel superior o estratégico.

Es donde se toman las decisiones políticas que hacen al rumbo que seguirá la organización. Estas son necesarias para alcanzar los objetivos, encontrando en este nivel al directorio, gerente general, comisión directiva etc.

Nivel medio o táctico.

Es donde se asignan las tareas más específicas, en función de las decisiones estratégicas, y se encuentran las gerencias de cada área como por ejemplo producción, comercialización, finanzas etc. Las decisiones que se toman en este nivel afectan a un área específica y es el puente de conexión entre las decisiones del nivel estratégico y el nivel operativo. 

Nivel inferior u operativo.

Aquí están las personas que realizan tareas rutinarias y programadas, las decisiones son escasas y la responsabilidad está limitada a su tarea.

Organización Lineal.

Tiene sus orígenes en los ejércitos y en las iglesias de los tiempos medievales, es de forma piramidal donde cada jefe recibe ordenes de su superior y se las transmite a sus subordinados. Se caracteriza por tener autoridad lineal o única , las comunicaciones se realizan en lineas formales establecidas y solo existe una autoridad máxima que centraliza las decisiones.

Organización Funcional.

En esta estructura  los niveles superiores ceden parcialmente su autoridad a los niveles inferiores. Se hace en función del conocimiento de cada gerente o jefe, se pone énfasis en la especialización y el conocimiento y las decisiones no las toma solo el nivel superior sino que promueve que se tomen también en los niveles inferiores.

Organigramas: ventajas de su uso y tipos

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura formal de una organización. Representan  las unidades de la organización en las que se han agrupado las funciones que se llevan a cabo, así como también los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad correspondientes.

Algunas de sus ventajas son:

1. permite conocer la estructura de la organización.
2. cada individuo que trabaja en ella puede tener clara visión de la posición de su rol dentro del conjunto y de sus posibilidades de ascenso.
3. se pueden detectar fallas: como que un cargo dependa de dos o mas personas, que a alguien se le haya delegado la supervisión de un número excesivo de subordinados, o que dos o más cargos ejerzan la misma función, etc.

Los modelos más utilizados son:

  

Circular Lineal horizontal Lineal vertical

 CIRCULAR: en el centro se ubica la Gerencia General o el Departamento de  mayor jerarquía y luego se van agregando anillos separando  las äreas que  dependen del ärea central y así ir agregando tantos anillos como sea necesario.

LINEAL HORIZONTAL:  está representado por rectángulos unidos por líneas  que van indicando qué dependencia tiene cada uno de ellos, por ejemplo comenzamos con una Gerencia General del cual dependen tres gerencias o departamentos que se graficarán por debajo de la general unidas por líneas a ésta. Y así se pueden ir agregando otras áreas cuyas líneas indicarán de quién dependen. Siempre hacia abajo, por eso se llama horizontal.

LINEAL VERTICAL: se utiliza del mismo modo que el anterior, la única diferencia es que los rectángulos en vez de ir hacia abajo, van hacia la derecha:

Hay otros modelos como el Mixto (horizontal y vertical) pero conociendo los tres indicados se puede utilizar las variaciones que considere necesario cada organización de acuerdo a su estructura. Comités y grupos de proyecto.

Están integrados por representantes de distintas áreas para tomar decisiones sobre distintos temas. Por ejemplo: en una empresa industrial el área de compras de materia prima consulta al área de producción, finanzas y control de calidad; en una fábrica de ropa se forma un grupo de proyecto "temporada de invierno" formado por: personal de diseño, producción y compras.

Las decisiones son delegadas por los niveles superiores a niveles inferiores sin perder su autoridad porque estos grupos de proyectos se desintegran cuando se cumple el objetivo.

Actividades de Enseñanza Aprendizaje

1)  A la vista de un ejemplo, explicar por qué es necesaria la organización en 2 actividades no comerciales.

2)  Analizar un organigrama ejemplo e indicar las conexiones entre los siguientes departamentos.

3)  A partir de un ejemplo de empresa de fabricación, explicar los objetivos que se persiguen en  determinados controles.

4)  Idem, explicar por qué un departamento concreto no actúa de foma autónoma, sino utilizando la mediación de otro departamento.

5)  Definir el significado de comercial, finanzas, ventas, producción, recursos humanos, administración, financiera.

6)  Citar algún caso en que resulte imprescindible atender determinado requisitos funcionales de algún departamento.

7)Elaborar el organigrama funcional de una empresa de fabricación, dados los departamentos.