23 REGLAS PARA ARCHIVAR CORRECTAMENTE

Reglas Universales de Archivo 

Regla 1

·         Aplicar el proceso de invertir  a los nombres

Lucely Muralles                          Muralles   Lucely

                                                    1u.          2u

Regla  2

·        Los apellidos  del individuo cuentan como una unidad de archivo

David Antonio  Gramajo Hernan

Gramajo Hernan  David Antonio 

            1u.            2u,    3u,

Regla 3

·         Cuando la primera unidad de archivo es diferente a la segunda, la primera determina el orden alfabético.

Josué Perfecto                    Guzmán Efraín 

Efraín  Guzmán                  Perfecto Josué 

Carlos Reyes                       Reyes Carlos 

     

Regla 4

·         Cuando la primera unidad de archivo es similar, la segunda unidad determina el orden

Milton Muralles                   Muralles Alicia

Josué Muralles                   Muralles Josué

Alicia Muralles                    Muralles Milton

Regla 5

·         Las iniciales se colocan antes de un nombre con la misma letra.

J. Morales                                         Morales  J. 

Juana  Morales  Zúñiga                Morales  Zúñiga Juana  

Reglas Universales de Archivo parte 2

Regla 6

·         Los nombres más corto va antes de uno más largo

María Luisa  Olivares         Oliva María Luisa

María Luisa  Oliva               Olivarte María Luisa

Regla 7

·         Los apellidos solos se colocan antes que el mismo apellido con nombre

Alejandra Figueroa  Alemán        Figueroa

Figueroa                                    Figueroa Alemán  Alejandra

Regla 8

·         Los prefijos que forman nombre  se toman como una sola unidad.

Angélica De Paz                             De Paz  Angélica

                                                               1u.              2u.

Ingrid Del Cid                                  Del Cid Ingrid

                                                                1u.       2u.

Regla 9

·         Las empresas, instituciones, y sociedades etc. Se clasifican como se escribe, menos cuando hay firma  de un individuo.

Telas Del Águila                 Del Águila Telas

Repuestos Batres               Repuestos Batres

Regla 10

·         Los artículos no cuenta como unidad y se pasan al final de la palabra

 La Esperanza                     Compadres  (los)

Los Compadres                   Esperanza  (la)

Regla 11

·         Los nombres geográficos que contienen unos artículos quedan igual y el artículo cuenta como  unidad de archivo.

El Salvador                          El / Peten

El Peten                                El /Progreso

El Progreso                          El / Salvador

Regla 12

·         Las preposiciones conjunciones y artículos no cuentan como unidad  y se colocan entre paréntesis y se quedan en el mismo lugar

Casa de las flores               Casa (de las) flores

Los dos mundos                 Hogar (la) esperanza

Hogar  la esperanza           (Los) dos mundos 

Regla 13

·         Las abreviaturas  se deben escribir completas y son consideradas como unidad

Cooperativa S.A.                Cooperativa /Sociedad /Anónima  

Guadalupana S.A.                Guadalupana/ Sociedad/Anónima 

Regla 14

·         Las siglas o acrónimos son constituidas como unidad y se escriben completas

INGUAT         Instituto /Guatemalteco (de)/ Turismo

SAT                Superintendencia (de) Administración Tributaria

  

Regla 15  

·         Los nombre geográficos formado  con varias palabras, cada palabra forma una unidad de archivo.

Santa Antonio las Flores              San/Antonio (las)/Flores

San Juan Comalapa                     San/Juan/Comalapa

San José del Golfo                        San/José (del)/Golfo  

Reglas Universales de Archivo parte 3

Regla 16

·         Los grados académicos se colocan al final del nombre y se colocan dentro de paréntesis y en algunos casos se puede usar para determinar el orden

Arq. Héctor Morales            Héctor Morales (Arq.)

Dr. Héctor Morales              Héctor Morales  (Dr.)

Regla 17

·         Los términos de padre, hijo o junior se colocan al final y dentro de paréntesis

Padre Omar Perfecto         Omar Perfecto (Padre)

Junior Omar Urbina           Omar Urbina (junior)

Regla 18

·         Los artículos en un idioma diferente a inglés o español se quedan en el mismo lugar y cuenta como unidad

 Le Bolsha                           Le/Bolsha

Te Fratelli                           Te/Fratelli

Regla 19

·         Cuando hay números dentro del nombre estos se deberán escribir en letras

Periódico Siglo XXI            Periódico Siglo Veinte uno 

Los 3 Abuelos                     Tres Abuelos (los)

  

Regla 20

·      Los nombres de mujeres casadas son considerados de acuerdo a la ley

Lucely Muralles de Gramajo                              Muralles/(de)/Gramajo/Lucely  

Regla 21

·       De acuerdo con las leyes estadounidenses la señora casada pasa a tomar el apellido de su esposo.

Sepia Patterson   esposo John Smith     Sepia Smith    

Regla 22

·         Los nombres de bancos  se escriben igual y si no tiene la palabra banco se debe agregar

Banrrura                  Banco Banrrural

Banco Industrial      Banco Industrial

Regla 23

·         Los bancos que tienen varias agencias se les colocan el nombre de la agencia

Banco Industrial. Xela   Banco/Industrial/Xela        

Banco Industrial San Marcos   Banco/Industrial/San/Marcos